上司が「唸る」議事録の書き方に関するテクニックが紹介された。
概要
最近、上司が「唸る」議事録の書き方に関するテクニックが紹介されました。このテクニックは、議事録の作成に際して、上司が求める要素や、議事録の目的、書き方のポイントなどを詳細に説明しています。議事録は、会議の内容や決定事項を記録し、共有するための重要な文書です。このテクニックを学ぶことで、効果的な議事録を作成し、上司の評価を高めることができます。
背景
議事録は、企業や組織内で頻繁に行われる会議の内容を記録し、共有するための文書です。議事録は、会議の決定事項や、次のタスク、発言者の意見などを正確に記録することが求められます。特に、上司が求める議事録は、簡潔かつ詳細で、重要な情報を明確に伝えることが求められます。
議事録の目的
議事録の目的は、会議の内容や決定事項を正確に記録し、共有することです。これにより、会議に出席した人だけでなく、欠席した人や情報が必要となる後日の関係者にも、確実に情報を提供することが可能です。議事録は、情報の正確な記録及び共有を目的としています。
議事録の書き方のポイント
議事録の書き方には、以下のようなポイントがあります。
- **要点をきちんと押さえつつ、できるだけ簡潔にまとめましょう**。議事録は、簡潔かつ詳細で、重要な情報を明確に伝えることが求められます。
- **決定事項／保留事項は明確化しましょう**。特に保留事項は、保留となった理由や今後の決定時期、対応等も記載したほうがよいでしょう。
- **簡潔に書く**。簡潔とは、端的に言うと「１文５０字×４行＝２００字程度」で書くことです。この内容なら一目で読めます。
- **ぱっと見て美しく書く**。上司は文書をまずは中身より「美しさ」で判断しています。紙の上でのバランス、文頭、文末のそろい方などが文章が美しいと判断される基準です。
- **議事録の流れに従って書く**。議事録は、会議の流れに従って書くことが求められます。まずは、会議の目的や、決定事項、次のタスクなどを明確に記録し、最後に所見を記載します。
上司が求める要素
上司が求める要素として、以下のようなものがあります。
- **決定事項**。会議での決定事項は、議事録において最も核心となる情報です。これが不明瞭だと、会議の成果が不完全なものとなり、適切な情報共有が行われないことになります。
- **次のタスク**。会議から生じる具体的な行動計画の明確化は、議事録の重要な構成要素です。具体的なタスク、それを実行する責任者、及び完了期限を詳細に記述することにより、タスク管理が容易になり、効率的な実行が促されます。
- **発言者**。会議中の発言内容を誰が言ったのかを正確に記録することは、議事録において非常に重要です。これにより、会議の成果を明確にし、後の混乱を避けることができます。
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