MicrosoftがExcelのドロップダウンリストの使い方を解説。
概要
Microsoftは、Excelのドロップダウンリストの使い方を解説した記事を公開しました。この記事では、ドロップダウンリストの基本的な使い方から応用までを詳細に説明しています。ドロップダウンリストは、あらかじめ用意された項目から入力したい内容を選択する機能で、効率的な入力や集計を可能にします。
背景
Microsoft Excelは、世界中で広く使われているスプレッドシートソフトウェアです。多くのユーザーが、Excelを使用してデータを管理や分析を行っていますが、同じ内容を繰り返し入力する手間や、表記の揺らぎによる集計の困難さを経験しています。これらの問題を解消するために、ドロップダウンリストが活用されています。
ドロップダウンリストの定義とメリット
ドロップダウンリストは、プルダウンメニューとも呼ばれ、選択肢から入力内容を選ぶことで効率的な入力や集計を可能にします。メリットとして、手入力が減り業務の効率化ができること、入力ミスが減ること、リストの内容が多くても場所を取らないこと、表記の揺らぎを防ぎやすいことが挙げられます。
ドロップダウンリストの作成方法
ドロップダウンリストを作成するには、以下の手順を踏みます。
1. **項目リストの準備**: ドロップダウンリストに使用したいデータをExcelシート内に準備します。
2. **ドロップダウンリストの設定**: プルダウンを設定したいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
3. **リストの選択**: 「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択し、「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れます。
4. **リストの範囲選択**: プルダウンに設定したいリストをドラッグで選択し、「▼」をクリックします。
5. **設定の確認**: 設定した内容で問題なければ「OK」をクリックします。
ドロップダウンリストの活用例
ドロップダウンリストは、以下のようなシーンで活用できます。
- 部署名や役職の入力
- アンケートの選択肢
- 複数人で共有するExcelファイルでの入力の統一
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