**MicrosoftがExcelのドロップダウンリストの使い方を解説**
概要
Microsoftは、Excelのドロップダウンリスト機能についての使い方を解説しています。この機能は、ユーザーがあらかじめ用意された項目から選択して入力することができるため、効率的に入力や集計が可能になります。特に、部署名や役職、アンケートの選択肢など、回答パターンが決まっている項目について繰り返し入力する手間を省くことができます。
背景
Excelのドロップダウンリスト機能は、ユーザーが同じ内容を繰り返し入力することを避けるために活用されることが多く、特にリモートワークやハイブリッドワーク環境においては、効率的なデータ入力と集計が重要です。この機能を活用することで、業務効率化に役立つと同時に、入力ミスを減らすことができます。
ドロップダウンリストの基本
ドロップダウンリストは、あらかじめ用意された項目から選択して入力する機能です。選択肢から入力内容を選ぶことで、効率的に入力や集計が可能になります。この機能を使用することで、部署名や役職、アンケートの選択肢など、回答パターンが決まっている項目について繰り返し入力する手間を省くことができます。また、表記の揺らぎを防ぐこともできます。
ドロップダウンリストの設定方法
ドロップダウンリストの設定方法は、以下の通りです。
1. **項目リストの用意**: Excelシート内にプルダウンで使用したいデータを入力します。
2. **プルダウン設定**: プルダウンを設定したいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
3. **リストの選択**: 「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択し「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れます。
4. **元の値の設定**: 「元の値」にある「▲」をクリックし、プルダウンに設定したいリストをドラッグで選択します。
5. **設定の確認**: 設定した内容で問題なければ「OK」をクリックします。
ドロップダウンリストのメリットとデメリット
ドロップダウンリストのメリットとして、以下が挙げられます。
- 手入力が減り、業務の効率化ができる。
- 毎回似たようなデータを手入力する必要がなくなり、入力ミスが減る。
- リストの内容が多くても場所を取らない。
- 表記の揺らぎを防ぎやすい。
一方、デメリットとして、以下が挙げられます。
- プルダウンを設定したセルは設定を解除しないと直接文字入力ができない。
- リストの内容が多くなると目的の入力したいデータを探し辛くなる。
- セル選択、プルダウンを押すといった2回動作が必要。
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