議事録の書き方に関する24時間表示の方法が説明された。

2024年8月10日

議事録の書き方に関する24時間表示の方法が説明された。

概要

議事録の書き方に関する24時間表示の方法が説明された。議事録は、会議の要点や決定を後追いで確認するために欠かせない資料です。明瞭な議事録は、情報の正確な伝達と共有を目的としており、特に重要なポイントは以下の3点です。

1. **決定事項の明瞭化**: 会議での決定事項をはっきりと記録します。
2. **行動項目の具体化**: 次に何を、誰が、いつまでに行うべきかを明記します。
3. **発言者の特定**: 誰がどの意見を述べたかを正確に記録します。

これらの要素を明瞭かつ具体的に記述することで、情報の透明性を高め、チーム内での信頼関係を強化する効果も期待できます。

背景

議事録は、内部の打ち合わせや報告、さらにはクライアントへの提出資料としても利用されます。議事録の主要な役割は、情報の正確な記録及び共有にあります。これにより、会議に出席した人だけでなく、欠席した人や情報が必要となる後日の関係者にも、確実に情報を提供することが可能です。

議事録の書き方のポイント

議事録の書き方には、以下のようなポイントがあります。

1. **会議の目的を明確にする**: 会議の目的が明確でないと、議事録の内容も曖昧になります。
2. **統一されたフォーマットを利用する**: 議事録のフォーマットを統一することで、読みやすさと理解のしやすさを高めることができます。
3. **重要な数字に注意を払う**: 議事録には、重要な数字が含まれることが多いため、正確に記録する必要があります。
4. **「5W1H」で情報を整理する**: 議事録には、5W1H（Who, What, When, Where, Why, How）で情報を整理することが推奨されます。

24時間表示の方法

議事録の日時は、24時間表示で記録することが推奨されます。例えば、2006年8月14日 14時30分～16時25分のように、西暦と24時間表示を使用します。これにより、時には裁判の証拠になる可能性もあります。

議事録の要約のコツ

議事録の要約には、以下のようなコツがあります。

1. **要旨を明確にする**: 議事録の要旨を明確にし、読み手が一目で理解できるようにすることが大切です。
2. **図式化する**: 議事録を図式化することで、スピードアップがはかれますし、後から見てもわかりやすいメモになります。
3. **5W2Hに注意する**: 議事録には、5W2H（Who, What, When, Where, Why, How）に注意して、情報を整理することが推奨されます。